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CURSO BÁSICO DE SECRETARIADO / BASIC SECRETARY COURSE
AUTORA: MARÍA PÉREZ / AUTHOR: MARÍA PÉREZ
PRESENTACIÓN DEL CURSO / COURSE PRESENTATION
Español:
La Secretaria es un departamento muy importante en toda empresa, es por ello, que toda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permitan realizar un excelente trabajo. Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa. En este curso podrás conocer todas las técnicas necesarias para poder ser una buena secretaria.
English:
The Secretary is a very important department in every company; therefore, every secretary must acquire skills and abilities that allow them to perform excellent work. Every good secretary needs to interact with each of the factors involved in the company. In this course, you will learn all the necessary techniques to be a good secretary.
1. FACILIDAD DE EXPRESIÓN / EASE OF EXPRESSION
Español:
Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa tales como Personal de Administración, Empleados, Clientes, Proveedores, Supervisores, y toda aquella persona que amerita tener una información con respecto a la compañía. Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que le permitan tener una calidad de comunicación: 1.- Dominio del tema, 2.- Buen Vocabulario, 3.- Buena Dicción, 4.- Facilidad para exponer las ideas, 5.- Cordialidad y respeto.
English:
Every good secretary needs to interact with each of the factors involved in the company, such as Administrative Personnel, Employees, Clients, Suppliers, Supervisors, and any person who requires information regarding the company. Therefore, it is necessary for every secretary to have certain characteristics that allow for quality communication: 1.- Mastery of the subject, 2.- Good Vocabulary, 3.- Good Diction, 4.- Ease of presenting ideas, 5.- Cordiality and respect.
2. FACILIDAD DE REDACCIÓN / EASE OF WRITING
Español:
Toda secretaria necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de la empresa tales como actas, funciones, anotaciones de procedimientos, inventarios, nóminas, planillas, bauches de pago, listado de precios, relación de gastos entre muchas otras funciones. Debe tener excelente dominio de los procesos de: Descripción, Narración, Síntesis o Resumen, Abreviación, Paráfrasis, entre otras formas de expresión de lenguaje escrito. Asimismo, debe poseer conocimientos de Ortografía, Redacción y del Orden Alfabético en cuanto a Archivo.
English:
Every secretary needs to keep written records of various company movements, such as minutes, functions, procedure notes, inventories, payrolls, forms, payment vouchers, price lists, expense reports, among many other functions. They must have excellent mastery of the processes of: Description, Narration, Synthesis or Summary, Abbreviation, Paraphrase, among other forms of written language expression. Likewise, they must possess knowledge of Spelling, Composition, and Alphabetical Order regarding Filing.
3. BUENAS RELACIONES / GOOD RELATIONS
Español:
Es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de una empresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea, puesto que los posibles percances que puedan presentarse entre el grupo de trabajo atrasan los procesos y generan un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa. También es importante que la secretaria sea un enlace entre los equipos de administración y sus equipos de trabajo subalternos. Debe mantener los vínculos con personas ajenas (proveedores, clientes, etc.) en perfecta armonía por el bien de la empresa.
English:
It is absolutely necessary for the person in charge of a company's secretarial department to have excellent relations with the entire work team around them, since possible mishaps within the work group delay processes and cause a setback in the company's proper functioning. It is also important for the secretary to be a link between administrative teams and subordinate work teams. They must maintain ties with outsiders (suppliers, clients, etc.) in perfect harmony for the good of the company.
4. CREATIVA Y DINÁMICA / CREATIVE AND DYNAMIC
Español:
En toda empresa se presentan imprevistos que ameritan soluciones improvisadas que contribuyan a que estos no afecten el excelente desenvolvimiento de las funciones de la empresa. Es necesario que la secretaria sea creativa y dinámica ante las presiones. Sin embargo, debe ser prudente y velar por el cumplimiento de las normativas; todo cambio debe ser consultado ante sus jefes inmediatos antes de ser ejecutado. Una vez aprobado, debe implementarse de forma correcta.
English:
In every company, unforeseen events occur that require improvised solutions to ensure they do not affect the excellent development of company functions. It is necessary for the secretary to be creative and dynamic under pressure. However, they must be prudent and ensure compliance with regulations; all changes must be consulted with immediate bosses before being executed. Once approved, they must be implemented correctly.
5. RESPONSABILIDAD / RESPONSIBILITY
Español:
En los cargos de mayor peso, la responsabilidad es vital. Una secretaria que aspira ser excelente debe realizar sus funciones con eficiencia y puntualidad. La responsabilidad amerita puntualidad en la entrega de trabajos y en la asistencia, respeto del horario y prontitud en cada una de las tareas.
English:
In positions of greater weight, responsibility is vital. A secretary who aspires to be excellent must perform their functions with efficiency and punctuality. Responsibility warrants punctuality in work delivery and attendance, respect for the schedule, and promptness in each of the tasks.
6. PERFIL DE SECRETARIA / SECRETARY PROFILE
Español:
La Secretaria, junto con Gerentes y Administradores, forma parte del personal que dirige la empresa hacia la excelencia. Si este personal expresa una mala imagen, la confiabilidad en la empresa baja; por ello, deben mantener un perfil que genere credibilidad, confiabilidad y respeto. En la medida en que generen estos valores, percibirán el mismo trato de los demás miembros del equipo.
English:
The Secretary, along with Managers and Administrators, is part of the staff that leads the company toward excellence. If this staff projects a poor image, reliability in the company drops; therefore, they must maintain a profile that generates credibility, trustworthiness, and respect. To the extent that they generate these values, they will perceive the same treatment from other team members.
7. CONFIABILIDAD / RELIABILITY
Español:
Toda secretaria tiene acceso a los documentos más importantes: archivos, nóminas, registros y documentación privada. Debe garantizar que estos se mantengan estrictamente archivados, organizados y protegidos, evitando su extravío o que personas ajenas tengan acceso a datos privados.
English:
Every secretary has access to the most important documents: files, payrolls, records, and private documentation. They must guarantee that these are kept strictly filed, organized, and protected, preventing their loss or unauthorized access to private data.
8. ACTIVA Y DINÁMICA (DESARROLLO) / ACTIVE AND DYNAMIC (DEVELOPMENT)
Español:
Las habilidades de una secretaria le permiten escalar posiciones y dar mayor valor al servicio que presta. Toda empresa necesita una secretaria productiva que impulse el avance de sus funciones. El prestigio del cargo dependerá del nivel de desenvolvimiento de la persona que lo ejecuta.
English:
A secretary's skills allow them to climb positions and add greater value to the service they provide. Every company needs a productive secretary who drives the progress of their functions. The prestige of the position will depend on the performance level of the person executing it.
9. AMBIENTE Y HERRAMIENTAS / ENVIRONMENT AND TOOLS
Español:
La Secretaria es responsable de que exista orden en su ambiente de trabajo. Debe velar por su espacio y recursos: archivos, escritorio, carpetas de nóminas, facturación, documentos en computadora y cualquier otro recurso bajo su cargo. No se permite que la documentación esté desordenada, extraviada o sin pulcritud.
English:
The Secretary is responsible for ensuring order in their work environment. They must look after their space and resources: files, desk, payroll folders, billing, computer documents, and any other resource under their charge. Documentation is not allowed to be disorganized, lost, or lacking neatness.
10. ACCESIBILIDAD / ACCESSIBILITY
Español:
Además de la privacidad, es necesario que el trabajo esté dispuesto de manera accesible por si otro personal o una suplente debe encargarse de determinada labor. Los recursos y documentos deben estar disponibles para quienes ameriten usarlos en el cumplimiento de sus funciones.
English:
In addition to privacy, it is necessary for work to be arranged in an accessible manner in case other staff or a substitute must take over a certain task. Resources and documents must be available to those who need to use them in the performance of their duties.
FUNDAMENTACIÓN PEDAGÓGICA / PEDAGOGICAL FOUNDATION
Español:
Este compendio de sabiduría y formación integral es el resultado de años de investigación y vivencia personal, desarrollado bajo la fundamentación pedagógica que promueven instituciones de prestigio internacional como la UNED y la UNESCO. Una obra que fusiona el rigor académico con la transformación del ser.
English:
This compendium of wisdom and holistic formation is the result of years of research and personal experience, developed under the pedagogical foundation promoted by internationally prestigious institutions such as UNED and UNESCO. A work that merges academic rigor with the transformation of the self.
SOBRE LA AUTORA / ABOUT THE AUTHOR
Pedagoga María de los Ángeles Pérez
Especialista en Biosicodesarrollo y Formación Biopsicosocial
Specialist in Biosicodevelopment and Biopsychosocial Training
Reseña Profesional / Professional Bio:
Como Pedagoga egresada del Instituto Pedagógico de Caracas (Mención Historia y Geografía), mi trayectoria se ha consolidado en la investigación y aplicación de la Pedagogía de Vanguardia. Con experiencia en instituciones de alto nivel como UNEFA y Pequiven, he dedicado mi labor a la creación de herramientas de orientación que permiten reeducar patrones de conducta y sanar dinámicas humanas desde una visión integral.
As a Pedagogue, a graduate of the Pedagógico de Caracas, my career has been consolidated in the research and application of Vanguard Pedagogy. With experience in high-level institutions such as UNEFA and Pequiven, I have dedicated my work to creating guidance tools that allow for the re-education of behavioral patterns and the healing of human dynamics from an integral vision.
Mi enfoque se basa en el modelo biopsicosocial, el cual analiza al individuo desde sus dimensiones biológicas, psicológicas y sociales para potenciar un desarrollo equilibrado y saludable. Toda mi obra cuenta con la fundamentación pedagógica promovida por instituciones de prestigio internacional como la UNED y la UNESCO, fusionando el rigor académico con una aplicación práctica y comprensible para toda la familia.
My approach is based on the biopsychosocial model, which analyzes the individual from biological, psychological, and social dimensions to promote balanced and healthy development. All my work is supported by the pedagogical foundation of international institutions such as UNED and UNESCO, merging academic rigor with practical and understandable application for the whole family.
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